domingo, 22 de mayo de 2016

Intranet

Antecedentes Históricos


El fenómeno intranet surge a partir de la experiencia exitosa de World Wide Web en el mundo Internet. De hecho, es una proyección al interior de lo que las organizaciones han colocado a disposición de la comunidad virtual que usa Internet y que han visto las ventajas de contar con una interfaz única para realizar sus procesos administrativos cotidianos.

La primera experiencia de Intranet de que se tenga noticia surge en 1992 cuando ingenieros de Sun Micro Systems ven en el uso del Web una alternativa válida de apoyo a la gestión de sus procesos administrativos. 

Posteriormente, Netscape incursiona para indagar qué tan útil puede ser el uso de su producto Navigator como una interfaz común para el acceso de distinto tipo de información de una empresa, con lo que comienza a promocionar esta nueva orientación del Web.

Inicialmente existía la idea de los beneficios de una intranet, pero no así las herramientas para desarrollar productos que permitieran poner en marcha este nuevo esquema de hacer las cosas al interior de las empresas. Diversas empresas de software dieron un paso importante encaminado al desarrollo de sistemas para trabajo en grupo; Lotus, con su producto Notes, en 1995, coloca de moda el concepto de Groupware y también percibe en el Web un entorno más imparcial y estándar sobre el cual desarrollar sus productos. Por otra parte, Microsoft reconoce su error estratégico al no priorizar dentro de sus planes de desarrollo la importancia de Internet y las potencialidades que ella ofrece, por lo que cambia su estrategia y complementa sus productos para trabajar de manera "natural" en esta red. Finalmente Novell, adapta su producto Netware para trabajar más eficientemente en esta línea. Esta situación, que involucró a tres grandes empresas de software (IBM-Lotus, Microsoft y Novell) da una clara señal a otras empresas similares para desarrollar productos y servicios orientados al Web, pero de manera especial a intranet.

En la actualidad, la creación de productos para intranet ocupa un alto porcentaje de los recursos de investigación y de desarrollo de las empresas de software. Las empresas ligadas al hardware, también han potenciado sus productos para trabajar o soportar aplicaciones de Internet e intranet. Es más, se supone que la mitad de lo que hoy se desarrolla en ambiente Web está orientado a intranet.


¿Que es una Intranet?

Una Intranet es una red privada que la tecnología Internet usó como arquitectura elemental. Una red interna se construye usando los protocolos TCP/IP para comunicación de Internet, que pueden ejecutarse en muchas de las plataformas de hardware y en proyectos por cable. El hardware fundamental no es lo que construye una Intranet, lo que importa son los protocolos del software. Las Intranets pueden coexistir con otra tecnología de red de área local. En muchas compañías, los "sistemas patrimoniales" existentes que incluyen sistemas centrales, redes Novell, mini - computadoras y varias bases de datos, se están integrando en un Intranet. Una amplia variedad de herramientas permite que esto ocurra.

 
Con el enorme crecimiento de Internet, un gran numero de personas en las empresas usan Internet para comunicarse con el mundo exterior, para reunir información, y para hacer negocios. A la gente no le lleva mucho tiempo reconocer que los componentes que funcionan tan bien en Internet serían del mismo modo valioso en el interior de sus empresas y esa es la razón por la que las Intranets se están haciendo tan populares.

Las Intranets permiten a los usuarios trabajar juntos de un modo más sencillo y efectivo. EL programa conocido como trabajo en grupo es otra parte importante de las redes internas. Nos permite colaborar en proyectos, compartir información, llevar a cabo conferencias visuales, y establecer procedimientos seguros para el trabajo de producción.





Vídeo

Aplicación y Funcionamiento


Una intranet dentro de una empresa facilita la disponibilidad de una gran variedad de documentos, herramientas e información para los empleados. Esto proporciona un acceso centralizado y coherente a los conocimientos de la empresa, lo que se conoce como “capitalización del conocimiento”. Por lo tanto, generalmente se deben definir tanto los derechos de acceso de los usuarios de la intranet como la autenticación de esos derechos para proporcionarles acceso personalizado a ciertos documentos.
En una intranet se puede disponer de documentos de cualquier tipo (de texto, imágenes, vídeos, sonido, etc.). Además, una intranet puede proporcionar una función de groupware muy interesante, es decir, permitir el trabajo en grupo. Éstas son algunas de las funciones que puede ofrecer una intranet:


1.- Acceso a la información sobre la empresa (tableros de anuncios)
2.- Acceso a documentos técnicos
3.- Motores de búsqueda para la documentación
4.- Intercambio de datos entre compañeros de trabajo
5.- Nómina del personal
6.- Dirección de proyectos, asistencia en la toma de decisiones, agenda, ingeniería asistida por computador
7.- Mensajería electrónica
8.- Foros de discusiónlistas de distribuciónchat directo
9.- Video conferencia
10.- Portal de Internet



Por consiguiente, una intranet favorece la comunicación dentro de la empresa y limita errores como resultado de un flujo de información reducido. Se debe actualizar la información disponible en la intranet para prevenir conflictos entre versiones. 

En el siguiente vídeo podemos observar la comunicación entre sus empleados en la Intranet de Coca Cola Company.



Learn more about CCE communicates internally with employees through our intranet site

Información acerca de CCE como se comunica internamente con los empleados a través de nuestro sitio de intranet.

Ventajas y Desventajas




VENTAJAS

Las intranets ofrecen un sin número de ventajas para aumentar la productividad y la eficiencia de las empresas, Algunas de las formas en que las intranets pueden ayudar a las organizaciones son:
  • Suministrar acceso a la información reciente.
  • Mejorar las comunicaciones de la empresa.
  • Mejorar la gestión de recursos humanos.
  • Proveen eficiencia operacional y administrativa que ahorran tiempo y dinero.
  • Costes asequible, tanto de su puesta en marcha como de uso.
  • Fácil adaptación y configuración a la infraestructura tecnológica de la organización, así como gestión y manipulación.
  • Muy eficiente y económica para distribuir la información interna, sustituyendo los medios clásicos
  • Centraliza el acceso a la información actualizada de la organización, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a la información de la competencia dispuesta en internet. Sencilla integración de multimedia.
  • Disponible en todas las plataformas informáticas. Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento, área de negocio, etc.
  • Posibilidad de integración con las bases de datos internas de la organización.
  • Utilización de estándares públicos y abiertos, independientes de empresas externas, como pueda ser TCP/IP o HTML.

DESVENTAJAS

Existen algunos riesgos y desventajas que se deben considerar antes de implementar una intranet:
  • Riesgos de seguridad, las intranets son redes que están expuestas, es decir, que si se descubre sus contraseñas se perdería valiosa información.
  • Caos potencial, en cuanto al cambio de procesos y sistemas.
  • Miedos o paradigmas de los altos directivos.
  • El costo puede ser considerable durante la instalación inicial del sistema de la intranet. El tamaño y complejidad de la misma determinarán la inversión. Las actualizaciones en curso y el mantenimiento y las mejoras necesarios pueden añadir cifras a los costos excesivos de forma significativa. El entrenamiento del personal para usar el sistema puede ser un costo importante.
  • La complejidad del sistema puede inhibir el uso de este. Los empleados pueden percibirlo como algo demasiado difícil de comprender y, por lo tanto, no lo usarán para obtener máxima eficacia. Estos pueden sentirse sobrecargados por la cantidad de información que contiene. La complejidad también puede aportar una desventaja en cuanto al mantenimiento necesario por el departamento de Tecnología de Información. Los fallos o el tiempo fuera de línea también pueden ser un problema que necesita ser administrado en un sistema tan complejo.
  • Información desactualizada, mal gestionada por que no se ha elegido el vehículo apropiado o porque los boletines están inactivos.